Bene o male oramai l’acronimo PEC, posta elettronica certificata, è entrato nel linguaggio comune, ma molte persone continuano a chiedermi se effettivamente funziona e soprattutto come si invia.
Cominciamo con il rispondere affermativamente alla prima domanda. Si la PEC funziona ed è uno strumento che a noi avvocati rende sicuramente la vita più facile. Infatti avendo valore legale (ovvero al pari della raccomandata con ricevuta di ritorno) ci evita molte file agli uffici postali. Inoltre da qualche anno è possibile utilizzare la pec anche per effettuare le notifiche di atti giudiziari. Per mera precisazione, la posta elettronica certificata non è un sistema universalmente riconosciuto; infatti ad oggi sembrerebbe che gli unici stati che hanno adottato questo sistema siano l’Italia, la Svizzera e Hong Kong.
Per quanto riguarda la seconda domanda, ovvero come si invia la PEC, cominciamo con il dire che la posta elettronica certificata non è una casella di posta elettronica comune, ma deve essere appositamente creata. Sono diverse le società che offrono questo servizio a costi anche contenuti. Creata la propria casella di posta elettronica certificata, il suo invio è praticamente identico a quello di una mail comune, ma è comunque necessario avere alcune accortezze
Come funziona la PEC.
La mail inviata tramite PEC ha valore legale perché nel momento in cui viene inviata una mail PEC, il gestore della casella di posta elettronica del mittente provvederà ad inviare a quest’ultimo una ricevuta che costituisce valore legale dell’avvenuta o mancata trasmissione chiamata anche “ricevuta di accettazione”. Ugualmente il gestore del destinatario, dopo aver depositato la mail nella casella di posta elettronica certificata, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna. Entrambe le ricevute avranno dei codici identificativi univoci e delle marcature temporali. Sono questi ultimi due elementi che hanno di fatto valore legale, attestando la consegna al destinatario della mail. La PEC per avere un valore legale deve essere necessariamente inoltrata mediante un indirizzo PEC ad un altro indirizzo PEC. Altrimenti non è possibile per il gestore generare i codici e le marcature temporali.
Le ricevute di consegna e attestazione attestano che una mail è a disposizione del destinatario, ma non che lui l’abbia letta. La Notifica di lettura che molte mail hanno non ha alcun valore legale. È come per la raccomandata, la ricevuta di ritorno attesta che il destinatario ha ricevuto la mia comunicazione, ma nessuno mi potrà mai attestare che il soggetto abbia anche aperto la busta e letto il contenuto.
Chi deve obbligatoriamente avere la PEC.
I liberi professionisti (come noi avvocati), le imprese e le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di attivarne una e di rendere anche pubblico l’indirizzo (Vedi poi) mediante apposita comunicazione. Chiunque può sicuramente possedere una PEC per interagire con i predetti soggetti senza doversi recare agli uffici postali, ma non ha alcun obbligo di comunicazione. Per esempio, avere una pec permette di poter interagire con la pubblica amministrazione anche alla luce della riforma avuta con il Decreto Legislativo 96/2016 che ha introdotto nuove modalità di accesso agli atti amministrativi (per un approfondimento clicca qui)
Come comporre correttamente la pec e come inserire gli allegati.
La mail PEC si struttura come una comunissima mail e può avere diversi destinatari sia nel campo “A” (destinatari) che nel campo “CC” (copia conoscenza) mentre non è possibile inserire alcun “BCC” (destinatario nascosto), questo ovviamente in quanto se un destinatario è nascosto non si può dare certificazione di consegna ed accettazione. Nell’oggetto come nel corpo del testo si è liberi di scrivere il proprio contenuto.
Gli allegati
Per quanto riguarda gli allegati da inoltrare unitamente al corpo del messaggio, bhe qui non c’è una linea univoca. Personalmente ritengo che la PEC certifichi la consegna della mail e non del suo contenuto e/o degli allegati. Per questo consiglio sempre di inserire nel corpo della mail (anche in caso di eventuali contestazioni che tratterò dopo) una dicitura simile a questa”unitamente alla presente mail sono stati inviati anche i seguenti documenti: …… ”. Oppure “per opportuna conoscenza legale, si allegano i seguenti file: …..” e, successivamente, inserire in elenco i vari allegati con lo stesso identico nome con il quale sono stati salvati e la loro estensione (ex curriculum vitae.pdf).
In aggiunta si potrebbe anche inserire il peso di ogni singolo allegato (ex curriculum vitae.pdf[384,4KB]) così si è certi che anche in caso di smarrimento dell’allegato il destinatario è comunque venuto a conoscenza che nella mail originaria erano presenti anche dei documenti. Mentre se si volesse ipotizzare una mala fede da parte del ricevente, questo potrebbe anche insinuare che nella mail non era presente nessun allegato e la dimostrazione da parte vostra diviene difficile da fare.
Eventuali contestazioni.
In sede di tribunale per dimostrare l’avvenuto invio di una mail di posta elettronica certificata è inizialmente sufficiente depositare le stampe delle ricevute di consegna ed accettazione unitamente alla stampa della mail stessa. In caso però di eventuali contestazioni è necessario portare in udienza il pc, dal quale mostrare al giudice la propria casella di posta elettronica certificata che contiene le due ricevute. Nella seconda ricevuta c’è allegato anche il corpo del messaggio, mentre non vengono elencati gli eventuali allegati. IMPORTANTE: non cestinare mai le ricevute elettroniche di consegna ed accettazione a meno che non abbiate più interesse nel dimostrare il vostro invio.
Come reperire gli indirizzi PEC.
Come ho detto sopra, gli indirizzi PEC per i professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni sono dati pubblici. Per i professionisti se si conosce l’albo di appartenenza è sufficiente andare sulla scheda del professionista e li si trovano tutti i dati necessari compresa la PEC.
In alternativa ho pubblicato un articolo nel quale ci sono vari tutorial al fine di aiutare coloro che devono cercare l’indirizzo pec di un professionista, di un’azienda, di una ditta individuale o della pubblica amministrazione cliccando qui
Come contattare l’avvocato Ingarrica.
L’Avvocato Ingarrica è contattabile tramite social mediante il nik avvocatoingarrica:
Oppure compilando il form sottostante e riceverà la risposta in tempi brevi.
7 commenti su “Pec – posta elettronica certificata – usiamola al meglio”
Buon giorno, vorrei sapere se documentazione, mormalmente inviata per posta e mail non PEC, se inviata via PEC dalla Svizzera, può essere riconosciuta valida , dalle autorità fiscali italiane (in particolare modo Agenzia Dogane Monopoli). Giungono fatture svizzere, con dichiarazioni di origine preferenziale CH, che non giungendo via PEC, non sono ritenute valide. Quindi le aziende svizzere, possono inviare documenti via PEC ad indirizzi PEC italiani ?
Buon pomeriggio
Grazie per averci scritto.
Dobbiamo fare una distinzione tra il mezzo con il quale vengono spediti i documenti e i documenti stessi. Il mezzo (in questo caso la pec) è uno strumento che attesta e certifica che una mail è stata inviata e ricevuta. La pec non fornisce alcuna validità al documento che è stato consegnato. Il documento deve necessariamente avere una sua validità autonoma. Quando lei scrive “che non giungendo via PEC, non sono ritenute valide” si riferisce al fatto che non essendoci prova dell’avvenuta ricezione non può considerarsi valido il mezzo con il quale è stata consegnata la fattura.
Se lei mi sta chiedendo se una pec inviata dalla Svizzera ha la medesima validità di una pec inviata all’interno del territorio nazionale la risposta è si. Quindi la società svizzera che invia fatture via pec ad un soggetto in Italia, potrà certificare che la mail è stato spedita e ricevuta al pari di una raccomandata internazionale.
Spero di averle chiarito il dubbio.
Cordialmente
Egr. Avvocato, se lei come apprendo dai giornali difende la sig.ra Valentina Pizzale nel noto caso di presunto stalking, dovrei riferirle un episodio in cui mi sono accidentalmente imbattuto che riguarda la sua assistita. Forse non ha importanza, forse sì. Però per amore di giustizia, mi sento in dovere di riferire.
Mi dispiace essermi deciso tardi, il fatto è dei primi di ottobre, prima che uscisse la notizia sui giornali: da qui il mio stupore. Sono un funzionario pubblico, ma le parlo da cittadino. Mi contatti senza problemi, grazie. Salvatore Conte
Lavoro con la Pec nella PA, sinceramente ritengo che tale servizio necessita, comunque, di alcuni miglioramenti.
Gentile Alessia, la ringrazio per il commento. Sicuramente il servizio Pec è perfettibile, ma allo stesso tempo ritengo che la sua introduzione sia stato un passo avanti importante.
Mail approfondita e corretta, esauriente e chiarificatrice. Bravo avvocato Daniele. 🙂
Grazie.